Suggestions
Together we become better.Help
The qualified electronic signing of documents in ConectX is possible as follows:
-
Signing outside ConectX - The PDF document is electronically signed on the computer with a cloud based qualified certificate or physical token and is subsequently uploaded to ConectX. The qualified certificate can be issued by any trusted service provider in the European Union. It is recommended that the qualified electronic signing being performed with Adobe Acrobat Reader DC.
-
Signing in ConectX
The steps to follow are:
-
Step 1: Synchronizing the cloud based qualified certificate with the ConectX ecosystem
*Note: Electronic signing in ConectX is currently only possible with cloud-type qualified certificates issued by the trusted service providers TransSped, Certsign Paperless and Namirial.
In Profile / Digital Certificates Section in the upper right corner of the window, you may find two buttons, namely Buy Certificate and Synchronize Certificate.
- a.1 > Buy Certificate – allows the user to purchase the qualified certificate from one of the providers interconnected in the system.
- a.2 > Synchronize Certificat – allows the user to synchronize the qualified certificate already purchased with the system.
-
Step 2: Uploading files
Files are uploaded into the system either from the personal computer / mobile phone or from the electronic archive already existing in the personal account. The accepted file types are: doc, docx, xls, xlsx, csv, odt, ods, odp, pdf, jpg, jpeg, png, txt, ppt, pptx. -
Step 3: Converting files
The system automatically converts the file types mentioned in point 2 to PDF format, preparing them for electronic signing.
-
Step 4: The actual signing
- d.1 > Check the Sign attachments checkbox
- d.2 > Press the Sign and Send button - The system will open a modal window called Digital Signature (Only documents not qualifiedly electronically signed by the account holder are listed)
- d.3 > In the Digital Signature modal window, select the documents to be signed, along with the reason for signing for each of the selected files
- d.4 > Press the Send OTP code button - the OTP code is sent to the mobile phone of the qualified certificate holder
- d.5 > Enter the certificate password and the OTP code in the signing modal window.
-
-
Luare în evidență - Se aplică situațiilor când suntem informați de către un contribuabil că şi-a îndeplinit obligațiile legale însă noi nu știam despre acest lucru. Ex. - Un contribuabil ne comunică că şi-a plătit amenda pe care a primit-o și ne trimite documentele justificative în acest sens. În baza de date a instituției amenda figurează ca neplătită. În acest caz lucrarea se finalizează prin Luare în evidență și se introduce in baza de date dovada plații amenzii respective. La acest tip de finalizare introducerea de observații este opțională.
-
Clasare - Se aplică situațiilor când avem o lucrare deschisă la solicitarea unui contribuabil și contribuabilul fie nu mai răspunde la solicitările funcționarului, fie nu mai este de interes pentru el acea solicitare. Ex. 1 - Un contribuabil face o cerere de certificat de atestare fiscală însă nu atașează actul de identitate. Funcționarul face repetate apeluri către contribuabil să pună la dispoziția instituției actul justificativ legal, insă contribuabilul nu mai răspunde la mesaje. Lucrarea se Clasează. Ex. 2 - O lucrare a fost efectuata și, ulterior semnării de către toți semnatarii, dar înainte de momentul finalizării, se constată lucrarea a fost greșit întocmită. O astfel de lucrare se finalizează prin Clasare. La acest tip de finalizare introducerea de observații este obligatorie.
-
Informare - Se aplică situațiilor când se trimite o lucrare la care nu se așteaptă răspuns. Ex. 1 - Se trimite o adresă către un alt departament prin care este informat despre o situație cu privire la care trebuie să ia act (vezi cazul referatelor de muncă). Întrucât departamentul inițiator nu așteptă niciun răspuns de la departamentul destinatar lucrarea se finalizează prin Informare. La acest tip de finalizare introducerea de observații este opțională.
-
Redirecționare - Se folosește pentru situațiile în care instituția a primit o solicitare care nu este competența ei, caz în care lucrarea este Redirecționată către o altă instituție. În acest caz finalizarea lucrării se face automat în momentul trimiterii acesteia către noua instituție.
-
Comunicare (publicitate) - Se aplică situațiilor când legea obligă instituția să aștepte un termen (10, 15 zile) până la luarea măsurilor legale.
-
Soluționare Off-line (la ghișeu) - Se aplică în situațiile în care o lucrare a fost inițiată prin mijloace online, dar contribuabilul se prezintă la ghișeu pentru ridicarea răspunsului. La acest tip de finalizare este obligatorie încărcarea documentului cu care a fost soluționată cererea.
Comunicarea conexată - Tip de comunicare care constă într-un schimb de mesaje ce au legătură cu lucrarea principală din care a fost generată. Acest tip de comunicare nu poate primi număr de înregistrare.
The selected employees will be made aware (have the role of observer) of the existence of the task but will not be able to intervene in its processing.
